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你只是看起来很忙:四种提高工作效率、成功率的方法

正反读书 2018-04-16 06:04:36



字楼里每一盏亮到深夜的灯下,都是一个夜归人。


根据美国心理学会的调查,70%的美国人反映,工作是他们生活压力的一个主要来源,美国人平均每天工作多于8小时,但工作效率却远不及德国人。


现在的人看起来比以往更忙碌,但完成的工作量却越来越少。如今的人们周围充斥着各种信息,各种电子设备占据了我们绝大部分的心思,在工作的时候,虽然我们心里知道应该做什么,但有时候很难摆脱身边各种诱惑。


设想一下:你在起草一份报告时,一封邮件弹出来,你继续回复邮件,然后继续起草报告;接着,又收到一条短信,你又回了短信;查找资料的时候页面弹出了一则你感兴趣的新闻……


研究表明,当你回复完邮件或者短信再继续写报告时,将花费更长的时间使注意力回到报告上,这就是转换成本。


那么怎样才能高效工作呢?或许你需要创造一种全新的思维模式。著名的积极心理学研究者玛格丽特塞尼亚在培训企业主和经理人后,提出了四种提高工作效率的方法。


01

“事先计划”,而不是“直接去做”


哥伦比亚大学的心理学家彼得·戈尔维策研究了人们开始工作的动机。他招募了一些大学生来参与试验。其中一半被告知,他们需要在12月27日前递交一份报告,描述自己是如何度过圣诞节的。


另一半被试的任务相同,但他们要提前确定完成任务的具体时间(比如在早饭后)和地点(比如在客厅的一个安静的角落),这些学生实际设置了一个我们所谓的“触发事件”。 结果怎么样?


在提前确定了写报告的具体时间和地点的学生中,71%的人在规定时间里发送了报告。另一组只有不到 32%的学生按时完成了任务。戈尔维策的试验在几十种不同的情境下重复了大约100次。


想要在截止日期前完成任务?如果你能提前确定完成任务的时间和地点,按时完成任务的概率将提高一倍。


我们经常需要某位同事或合作伙伴的配合才能顺利完成工作。根据上文提到的试验结果,我们可以得出一个有用的结论:如果能在人们的头脑中植入一个触发事件,或者最好事先确定执行任务的具体时间和地点,按时完成任务的概率就更大。


举个例子:你说,“你能在上午10点钟开始的会议结束之后把那份报告送到会议室给我吗?”将比“乔,明天你能把那份报告交给我吗?”更有可能拿到那份报告。


02

诱导自己进入状态


将近100年前的一项研究揭示了一点关于工作效率的奥秘。心理学研究者布卢玛·蔡格尼克发现,不一次性完成一项工作可能是件好事


假如你同意参与一项研究,在这项研究中,研究者给你 20 项需要依次完成的任务。其中包括做泥塑、 做算术、做一个纸箱、完成一个拼图游戏等。当你在执行这些任务时,有一半的任务会在你有机会完成之前被打断(被打断的任务是随机选择的)。 


在研究结束之前, 研究者让你向他叙述你都做了哪些任务。你会更容易记起那些被打断未完成的任务呢,还是会更容易记起那些你顺利完成的任务呢?有趣的是,那些被打断的任务给人留下的记忆更深刻。


这个结论对你的工作有什么帮助呢?把一项只完成了一部分的任务放在你的桌上,这样,到了第二天早上,你立即就知道该做些什么。这就是蔡格尼克记忆效应。故意留下未完成的任务:在写下整段内容之前列出大纲,或者在制成产品前写好演示文稿。


蔡格尼克记忆效应起作用的前提是,一定要有个开始。比如说你希望联系一位潜在客户, 但还不确定具体如何操作。如果你只是想着“ 我应该联系这位客户”,蔡格尼克记忆效应是无法发挥作用的。


你需要有个开头,这样才能创造一个未完成的结尾。你可以写下与客户联系时需要重点注意些什么,或者在互联网上搜索客户所在公司的相关信息,然后停下来,一段时间以后再回过头来继续,你的工作会更有成效。


以上这两个工具——事先计划和诱导自己进入状态——是通过建立新的行为模式来提高工作效率。相反,下面的工具是通过终止某些行为方式来提高工作效率。


03

培养习惯,而非只是设定目标


获得晋升,每天运动,写一本书,这三者有什么共同之处吗?它们都是一个目标;吸烟,咬指甲,打断别人谈话,这三者又有什么共同之处呢?它们都是一种习惯。 


当我们还是个孩子时,就被告知达成目标是最重要的,方法是不重要的。然而,事实证明,如果要变得成功、高效,养成好习惯和规则要比设定目标更有效。


要知道,有时把一个目标转换成一种习惯,需要进行一些有意识的思考。例如,即使你希望在一次商务旅行的途中坚持运动计划,却可能因为旅途生活与日常生活相差甚远而无法完成既定的运动量,甚至你会完全放弃运动。


酒店的健身房对你而言并不熟悉。这时,你可能需要更有意识地去维持这个习惯,比如说出发前记得带上运动服,在前台登记时向工作人员询问酒店健身房的位置。但你要知道,如果重复的频率够高,在酒店健身房运动也可能成为一种习惯。


但必须要理清一点,所谓习惯, 就像是把一些工作交给大脑的自动化工作部门。就好像许多跨国公司把重复性的流水线业务外包给劳动力密集型国家的公司,你也可以把一些工作外包出去。


你可以把所有的工作都“ 外包”给习惯吗?不可以。只把那些比较常规的、不太困难的、重复性的任务“ 外包”给习惯吧。


04

努力做到事半功倍


贝斯蒂的能干在公司里是出了名的。从早上刚到办公室,一直到晚上下班离开,她一整天都在“ 灭火”。这很令人钦佩是吗?是的。但这能促进她职业生涯的发展吗?不能。


她这样做的后果是自己被“ 烧伤” 了,朋友和家人提起她时会说:“贝斯蒂是谁?”承担太多工作可能会拖职业发展的后腿。为什么呢?因为你会被看作一个做事的人,而不是一名领导者。问题出在哪儿呢?


如果你所做的一切都只是在“ 灭火”,那么你的上级永远看不到你有进行战略性思考的能力,也看不到你有防患于未然、在第一时间避免“ 火灾” 发生的潜力。


事实上,你的上级可能不敢让你升职,因为如果你升职了,你原来所在的项目或部门就会出娄子。所以猜猜你的职业生涯会如何发展?你将错过升职机会!《和你的智能手机共眠》(Sleeping With Your Smartphone)一书的作者、哈佛大学商学院的教授莱斯莉·珀洛组织了一项为期4年的研究。


研究发现,实际上,减少工作时间比增加工作时间更能提高个人和组织的生产力珀洛和她的同事杰西卡·波特在一次针对1000名专业人士的调查中发现,94%的调查对象说他们每周工作50个小时以上,50%的调查对象说他们每周工作65个小时以上。这还没有算上他们每周在办公室外20~25个小时查看智能手机的时间。


珀洛和波特要求波士顿咨询公司(BCG)在北美的几个工作小组将工作时间从每周5天削减为每周4天,这一变动非常剧烈。珀洛和波特在挑战咨询顾问必须随时待命的传统观点。波士顿咨询公司担忧他们的客户对此会做何反应,因此为每个4天工作小组增加了一名额外的咨询顾问。


这些参与研究的咨询顾问被要求提前为削减工作时间做好准备,而且,在特定的时间里连电子邮件和语音信箱也不能查看。结果如何呢?


这些咨询顾问重新整理了他们的工作流程,在4天的工作时间里,他们完成的任务反而比之前用5天时间完成的还要多。此外,咨询顾问之间的沟通交流也有所改善,一些客户也反映说他们获得了更好的客户体验。


请认真思考,如何让自己和同事摆脱过度工作的状态。要记得,你在筋疲力尽、囿于旧有的做事方式时,是很难采取新颖的和富有创造力的方式思考的。


事实上,安排休息时间会让你更高效。不要把自己拴在办公桌前。定时起来休息一会儿。给大脑一个放松的机会,它会找到解决棘手问题的明晰方案。



本文整理自《正面领导:让员工跟定你的31个心理学小工具》;【美】玛格丽特·格林伯格 / 塞尼亚·梅敏 著;柴丹 / 汤冬冬 译;中信出版社12月出版。



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编辑排版:正反君

文中插图来源于网络


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